Privacyverklaring Loenense Mixed Hockeyclub
Versie: 3 mei 2018
1. Onderwerp
a. In deze Privacyverklaring informeert de Loenense Mixed Hockeyclub (LMHC) hoe
zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers,
bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en
evenementen en andere personen waarvan LMHC persoonsgegevens verwerkt.
b. Door middel van deze Privacyverklaring geeft LMHC uitvoering aan de
informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming ("AVG”).
c. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
i. App: iedere app die door LMHC beschikbaar wordt gesteld aan
betrokkenen.
ii. Betrokkene: iedere persoon waarvan LMHC als
verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens
verwerkt.
iii. Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is
tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
iv. Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking
heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden
aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
v. Website: iedere website die door LMHC wordt aangeboden, waaronder
www.LoenenseMHC.nl.
2. Algemeen
a. LMHC verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de
Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.
b. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden
verwerkt.
c. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan
minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:
i. de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn
persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
ii. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór
de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
iii. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke
verplichting die op LMHC rust;
iv. de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de
betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
v. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een
vi. taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de
uitoefening van het openbaar gezag dat aan LMHC is opgedragen;
vii. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de
gerechtvaardigde belangen van LMHC of van een derde, behalve
wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden
van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen,
zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een
kind is.
3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens
a. LMHC verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren
van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:
i. het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van
donateurs, relaties en sponsors;
ii. het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan
wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
iii. het organiseren van evenementen van of op LMHC, zoals het
familietoernooi of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of
sponsors;
iv. het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen
LMHC zoals de LMHC Business Club, waaronder de organisatie van
evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een
ledenadministratie voor deze doelgroepen;
v. het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van
bardiensten;
vi. het beheer van de organisatie van LMHC, zoals het administreren van
de diverse commissies;
vii. het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van LMHC,
onder meer via elektronische post of App;
viii. het screenen van vrijwilligers;
ix. het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
x. de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
xi. de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;
xii. de administratie van haar vrijwilligers;
xiii. het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;
xiv. het vervaardigen en beschikbaar stellen van een LMHC Gids (een
jaarlijkse uitgave met daarin het ledenbestand, inclusief adres,
elektronisch postadres en telefoonnummer;
xv. het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar
leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies,
informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en
Apps;
xvi. het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie
van LMHC of ten behoeve van evenementen van LMHC;
xvii. het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van
statistische en wetenschappelijke doeleinden;
xviii. ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat
worden geïnformeerd;
xix. het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot
boekhouding en fiscale wetgeving.
b. Persoonsgegevens worden door LMHC niet verder verwerkt op een wijze die
onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
4. Beeld en geluid
a. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van LMHC worden
regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden
waarop leden van LMHC, leden van andere verenigingen of bezoekers staan
afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt.
b. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected]
kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden
verwijderd.
c. LMHC heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van
algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en
duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.
5. Cookies
a. LMHC maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine
tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de
App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website
en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App
op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat
persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
b. LMHC kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te
verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.
c. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans
gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw
browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet
meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.
d. Op de website www.LoenenseMHC.nl maakt LMHC gebruik van Google
Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om
informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier
waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het
document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze
partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
e. Voor zover LMHC gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen
daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende
website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden
gevraagd.
6. Ontvangers van persoonsgegevens
a. LMHC deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens
voor zover dit artikel anders bepaalt.
b. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich
heeft opgegeven, is LMHC gerechtigd de daarvoor noodzakelijke
persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo
worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van
leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en
andere clubs.
c. LMHC kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de
toestemming van betrokkene heeft verkregen.
d. LMHC kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve
activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten
behoeve van de salarisadministratie of voor het drukken van een LMHC Gids.
Ook kan LMHC ten behoeve van de technische ondersteuning van haar
processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld
aanbieders van cloudcomputerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst
worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder
andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
e. LMHC kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is
op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar
het redelijke oordeel van LMHC in het belang van haar betrokkene is.
7. Bewaartermijn
a. LMHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in
artikel 3 bedoelde doeleinden.
b. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden
gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap
bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn).
Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat
alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van LMHC zijn
geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur
bewaard.
8. Beheer persoonsgegevens via Mijn LMHC
a. Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en
bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn LMHC’, bereikbaar via de website
www.LoenenseMHC.nl.
9. Rechten betrokkene
a. Betrokken heeft het recht LMHC te verzoeken om inzage van persoonsgegevens
en om LMHC te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of
beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de
verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te
verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG
daaraan stelt.
b. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht
heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan
de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de
intrekking daarvan.
c. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit
persoonsgegevens.
d. Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht,
zal LMHC de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens
die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en
die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft LMHC nodig om aan haar
wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen
uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten
reglementen van LMHC. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt,
is LMHC gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.
10. Contact
Verzoeken aan LMHC met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen
worden gericht aan [email protected]
11. Wijzigingen
LMHC behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te
wijzigen.