Invoering Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
23Mei
Per 25 mei 2018 dient LMHC te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. LMHC geeft hieraan op de volgende manier invulling:
Privacyverklaring (zie bijlage)
Deze verklaring geeft weer hoe LMHC, of degenen die dat namens LMHC doen (leden, trainers, coaches, managers, commissies, Bestuur) omgaat met gegevens van leden. Bij besluit van de ALV op 17 mei 2018 is deze verklaring onderdeel geworden van het lidmaatschap, vrijwilligersinzet of werknemerschap van LMHC.
De verklaring wordt (bij deze) éénmalig via een aparte mailing onder de leden verspreid en als nieuwsitem op de website geplaatst. Verder is de verklaring op reguliere wijze te vinden naast andere belangrijke documenten, zoals de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Huisregels. Het lezen en accorderen van de Privacyverklaring is automatisch onderdeel van de lidmaatschapsprocedure.
Gegevens op computers
Het is bekend dat coaches, managers, trainers etc. "lijstjes" bewaren met daarop persoonsgegevens (teamgegevens). Belangrijk is om deze gegevens te verwijderen als ze niet meer nodig zijn, en om ze goed te beveiligen. Wij rekenen hier op de zorgvuldigheid van allen!
Verwerkersovereenkomsten
Omdat LMHC met de volgende partijen gegevens uitwisselt, worden verwerkersovereenkomsten opgesteld:
- Koninklijke Nederlandse Hockeybond;
- LISA (leden- en algemeen administratiesysteem);
- Sportsupport (payrolling-organisatie voor trainers);
- Clubcollect (contributie-inning).
Deze overeenkomsten zijn onderdeel van het AVG dossier.
Gebruikers LISA
Het LISA-systeem, dat wordt gebruikt om de hockeyclub in administratieve zin aan te sturen, bevat ook persoonsgegevens. Om die reden wordt erop toegezien dat geen anderen dan strikt noodzakelijk toegang hebben tot dit systeem.
Periodiek onderhoud
Door het thema "AVG” jaarlijks te agenderen worden bovengenoemde zaken actueel gehouden.
Contact
Voor vragen over dit thema is een speciaal emailadres geopend: [email protected]
Het Bestuur
